Nos conseils
À savoir avant de commander
Cette page donne de quoi faire le tri une bonne fois, ranger ce qui reste et le tenir à jour en quelques minutes par mois : des classeurs par thème, des boîtes d'archives par année, un bac pour le courrier en cours, un destructeur pour ce qui peut partir et une protection pour les originaux impossibles à refaire. Les besoins sont classés en quatre niveaux, de l'indispensable au superflu. Les durées de conservation citées sont des repères courants : celles publiées par l'administration sur service-public.fr font foi, et un litige, un crédit ou une succession en cours justifient de garder plus longtemps.
Trier avant d'acheter
Acheter dix classeurs avant de trier, c'est souvent en acheter trop ou pas les bons. Commencez par tout réunir sur une grande table, tiroirs et cartons compris, et faites trois piles. À garder et consulter : ce qui sert encore, contrats en cours, bail, papiers de la voiture, dernières déclarations de revenus. À archiver : ce qu'on doit conserver sans y toucher, les années passées. À détruire : ce dont la durée de conservation est dépassée, les doublons, les publicités, les enveloppes. Dans la première pile, regroupez ensuite par grands thèmes : logement, revenus et impôts, banque et crédits, santé, véhicules, famille et état civil, travail et retraite, assurances. Le nombre de thèmes vous donne le nombre de classeurs, en général quatre à six pour un foyer. Comptez une demi-journée pour un premier tri sérieux, et faites-le en une fois : un tri étalé sur trois semaines finit en piles sur le canapé.
Combien de temps garder quoi
Quelques repères courants, à vérifier sur service-public.fr qui publie les durées de référence. Toute la vie : livret de famille, actes d'état civil, diplômes, titres de propriété et actes notariés. Jusqu'à la liquidation de la retraite : bulletins de salaire, contrats de travail et justificatifs de périodes de chômage, car ce sont eux qui prouvent vos droits. Dix ans : factures de travaux sur le logement. Cinq ans : relevés bancaires, factures d'électricité et de gaz. Trois ans au moins : déclarations de revenus et avis d'imposition, comptés à partir de l'année qui suit l'imposition, et quittances de loyer. Le bail se garde le temps de la location et trois ans après. Deux ans : décomptes de remboursements de santé. Un an : factures de téléphone et d'internet. Les factures d'appareils se gardent au moins le temps de leur garantie. Inscrivez sur chaque boîte d'archives l'année à partir de laquelle elle pourra être détruite.
Un système simple qui tient dans le temps
Un rangement qui dure repose sur trois étages. Le courrier qui arrive va dans un seul endroit, un trieur ou un bac à dossiers suspendus, divisé en « à traiter », « à payer » et « à classer ». Une fois par mois, ce qui est réglé rejoint le classeur de son thème, la pièce la plus récente devant, derrière l'intercalaire qui convient : impôts, taxe foncière, assurance habitation. Une fois par an, en janvier par exemple, l'année la plus ancienne d'un classeur passe dans une boîte d'archives datée, et la boîte dont la date est dépassée part au destructeur. Les originaux qu'on ne perfore pas, comme un acte ou une carte grise, vont dans une pochette perforée. Un dossier temporaire, déménagement, prêt immobilier ou succession, vit dans sa propre chemise à élastiques jusqu'à ce qu'il soit clos. Ce rythme tient en dix minutes par mois, et il évite les grands tris de printemps.
Numériser : utile, mais pas pour tout
Beaucoup de documents existent déjà dans vos espaces en ligne, impôts, assurance maladie, caisse d'allocations, fournisseurs d'énergie : téléchargez-les en PDF dans un dossier par thème, et inutile de les imprimer. Pour les papiers reçus par courrier, un téléphone suffit pour quelques pages par mois ; un scanner à chargeur se justifie pour vider des années d'archives. Nommez chaque fichier de la même façon, l'année, le mois, l'organisme et le sujet, pour le retrouver par une simple recherche. Une copie qui n'existe que sur un ordinateur n'est pas une sauvegarde : gardez-en une deuxième sur un disque externe, et une troisième ailleurs, chez un proche ou dans un espace en ligne. Protégez par un mot de passe ce qui contient des copies de pièces d'identité. Enfin, numériser ne permet pas de tout jeter : actes notariés, titres de propriété, diplômes et documents d'état civil se gardent en original.
Détruire et protéger
Un relevé jeté entier au recyclage reste lisible par n'importe qui, avec votre nom, votre adresse et parfois un numéro de compte. Le destructeur se choisit selon son niveau de sécurité, de P-1 à P-7 selon la norme DIN 66399 : pour des papiers personnels, une coupe croisée de niveau P-4 est un bon repère, quand la coupe droite laisse des bandes faciles à recomposer. Regardez aussi la capacité par passage et la durée de fonctionnement continu, car un tri de dix ans fait chauffer les petits modèles. Pour les originaux difficiles à refaire, une pochette ignifugée rangée près de la sortie retarde les dégâts d'un incendie et s'emporte d'une main ; un coffre dont la résistance au feu est certifiée par une norme protège davantage. Glissez-y une clé USB avec la copie de vos documents, et laissez une autre copie hors du logement.